南   京   公   协   简   报

2007年第1期

南京市公证员协会秘书处编                                     2007年1月8日 

我市率先使用公证信息平台系统

    元月4日上午，我市六合区公证处出具了宁六内民字第1号公证书，这是我市公证机构利用自行研发的公证信息系统出具的第一份公证书，这标志着我市公证信息平台建设已从软件研发迈向了实际应用。市司法局副局长王淑琴亲自到六合区公证处进行指导，并见证了第一份公证书的出证过程。
    为贯彻落实司法部关于加强公证信息化建设的要求，积极响应关于北京等十城市《利用信息化平台手段 加强公证行业自律监督的倡议书》的倡议，适应公证工作形势的需求，加强公证管理工作，规范公证办证程序，提高公证质量，我市着手进行公证信息系统的研发工作，经过一年多的研究和开发，到2006年底，我市公证信息系统软件研发已基本完成。在开发公证信息系统软件的同时，我市对五郊区县和两个城区公证处与市局进行了联网，并率先运用公证信息系统进行办证和日常工作管理。在软件使用的当天，六合区、溧水县等公证处都运用平台成功办理了数件公证。
    我市研发的公证信息系统软件是结合办证系统及管理系统为一体的集成软件。公证办证系统采用了公证员身份指纹识别认证系统，对进入办证系统、提交拟稿件、主任审批等方面要求用指纹进行确认，确保公证员亲自办证。系统能在当事人申办公证时自动查询有无拒办情况以及遗嘱办证情况，提醒公证员，确保办证质量。此外，我们还加强了公证书的“防伪”功能设计，在不影响公证书格式要求的同时，我们采用变位的象素点和灰度暗纹加强公证书的防伪。在公证管理系统方面，我们除了做好日常需要的各类参数设置维护、收发文件和通知、公证处资产管理、水印纸管理以及各类公证数据的统计分析功能外，还重点设计了公证投诉处理、公证机构及人员诚信档案、在线公证质量检查等，突破了以往公证办证软件与公证管理部门管理软件不统一的问题，有效保障了管理的实时性、准确性、有效性。尤其是公证质量在线检查功能的设计，使公证处质量监管人员和公证管理部门能够通过软件实时随机抽查已办理的公证事项，即不出门也能检查公证质量，及时发现公证质量存在的隐患，及时进行纠正，提高了管理效能，节约了管理成本，从而促进公证规范化建设，提升公证公信力。

严把质量关  拒办违规证

    2006年12 月25 日，南京市某物业公司来到建邺区公证处，申请办理现场监督公证，对该物业公司管理的某新小区“摸号优先使用车位”活动进行公证。建邺区公证处审查后，认为该公证事项严重违反有关规定，坚决拒办，较好地发挥了公证预防纠纷的社会职能。
    公证处受理物业公司的申请后，认为车位涉及小区全体业主的共同利益，处理不好，会侵犯到业主的合法权益，产生不和谐的因素，影响社会安定，一定要全面审核，严格把关。12月30日下午，殷志玲主任立即召开全处会议对该公证事项进行研究讨论。当事人提供活动方案、过程安排比较完备，符合现场监督的要求，但是该小区尚未召开业主大会、成立业主委员会，根据国务院《物业管理条例》 以及江苏省物业管理办法和南京市相关物业管理办法的规定，该小区车位应属于全体业主所有，未经业主大会同意、授权的事项，物业公司不能自行决定以“摸号选车位”的方式确定车位的归属。会议一致认为该公证事项不能办理，并将最后结果及时告知了申请人。（建邺区公证处）