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公证行业赴东北考察学习报告
[发布日期: 2017-12-29 ]  本文已被浏览过此处显示稿件总访问量

  市司法局公证管理处 刘 琨

  为进一步提升我市公证工作管理水平,改善行业协会管理方式,提升公证员办证能力和质量,市局与市公协联合组织公证管理人员、协会骨干和区局分管公证工作领导组成考察学习组,于7月28日至8月3日,由市局苏郑副局长带队,一行七人到哈尔滨市公证处、长春市国安公证处和吉林市江城公证处等三家公证机构进行了考察学习。通过学习交流,对东北地区公证体制改革情况、公证机构的服务理念、特色业务、工作流程、队伍建设以及行业协会的工作情况有了深入、全面的了解,考察学习活动体会深刻,收获丰富,对进一步开展好我市公证工作有较大的启发。

  一、东北地区三家公证处的基本情况

  (一)哈尔滨公证处

  哈尔滨公证处创建于1946年,是全国最早开展公证业务的公证处。1946年10月3日,解放后的哈尔滨办理了新中国的第一份公证书。在70多年的发展中,哈尔滨秉承“内强管理、外拓证源、横向学习、跨越发展”工作思路,服务于全市经济发展和市民办证需求,取得了巨大的成就。哈尔滨公证处被司法部及省、市司法行政系统授予“全国司法行政系统先进集体”、“黑龙江省政法系统先进集体标兵”、“哈尔滨市劳模大会先进集体”、“巾帼文明岗”、“文明公证处”、“集体二等功”等光荣称号,并于1990年、2002年两次被司法部授予“部级文明公证处”称号。

  目前,哈尔滨公证处拥有25名公证员,其中一级公证员6人,二级公证员7人,公证业务涉及百项。2016年,哈尔滨公证处又在全国率先设立疑难民事案件调解中心,专门处理疑难公证案件,为专业化道路开辟了新天地,更加切实有效地解决了广大市民生活中存在的各种民事法律问题。

  (二)长春市国安公证处

  长春市国安公证处是原长春市公证处,是吉林省规模最大的公证处,现有公证员20人,其中一级公证员4人,二级公证员8人,三级公证员5人。长春市国安公证处充分发挥“服务、沟通、证明、监督”的职能作用,以“服务人民、奉献社会”为宗旨,大力拓展公证业务,积极为长春市的经济建设和社会稳定提供优质、高效的公证法律服务。

  在国有企业股份制改造、中小民营企业融资、个人消费贷款、房地产交易、棚户区拆迁、国有土地挂牌出让、退伍军人安置等领域,长春市国安公证处均提供了公证法律服务。其还成功办理过长春第6届亚冬会吉祥物、会徽评选以及长春电影节、长春农博会、长春汽车博览会等多项重大事项的现场监督公证,充分彰显了公证职能。

  (三)吉林市江城公证处

  吉林市江城公证处办公面积2300平方米,内设机构8个,即办公室、财务科、涉外公证业务科、质量管理科、调研科、国内业务一、二、三科,有公证员34人,具有中、高级公证员职称23人。使用网络信息化管理方式,实现了办证流程化,档案管理标准化。

  江城公证处本着“热情服务、依法办证”的宗旨,为经济发展、民生改善、社会稳定提供了多层次、全方位的服务,年均办证量50000多件。江城公证处办理了一大批有影响的公证事项,为吉长高铁、吉珲高铁、南部新城建设、化工示范园区等省市重点项目办理各类公证事项10000多件,并荣获了省级文明公证处、省级诚信公证处、先进基层党组织,五四红旗团支部等多项荣誉称号。 

  二、三家公证处工作的特色及亮点

  长期以来,东北地区的工业能力强大,农业增长稳定,新中国成立后,该地区充分借鉴苏俄法律体系,建立起我国第一批社会主义公证机构,近年来伴随老工业基地转型改制,密切了与俄、韩、朝、日等区域经济体经贸、文化交流,公证事业也取得快速发展,且极具地区特色及亮点。

  (一)公证业务极具地方特色

  哈尔滨公证处办理了许多与俄罗斯有关的涉外公证,长春国安公证处立足于其省会地位办理诸多重大活动公证,江城公证处则借助其经济地位办理了多项重大工程项目。可见公证机构的发展离不开环境的影响,需要根据所处环境特色,规划好公证发展方向和路径,方能有利于公证事业的发展。

  (二)均实行实质公证理念

  这三家公证处对于公证的办理,强调的是实质公证理念,要求公证机构对民事法律事务的介入要深入,而不只是进行形式公证,增强公证固有的价值,否则长期而言会被边缘化。实质公证理念直接影响了公证质量状况,帮助树立了公证形象。在这三家公证处均鲜有有效的投诉。

  (三)充分发挥协会管理作用

  公证管理为三级管理,公证处自我管理、协会行业管理和司法局的行政管理。作为中间层面的协会管理,具有承上启下的重要作用,既可以帮助司法局进行一些具体事务的处理,比如投诉的解决、办证规则的设定等,又比公证处更加超然,脱离对公证处个体利益追求而着眼于行业整体利益,达成更长远的管理目标。三个市的行业协会管理的到位,为整个公证行业管理的健康发展奠定了良好的基础。

  (四)健全的管理制度

  三家公证处均有良好的管理制度,在人事管理、质量管理、财务管理等方面发挥着重要的作用。正是这些健全的管理制度保障了公证处的运行,也保障了公证质量。为了保障这些制度的运行,长春市国安公证处还创设了每周的简报制度,每周一其主任均会收到一份上周全处情况的简报,从简报中获知全处情况,如办证量、收费数及难疑案件的处理情况等。

  (五)注重借鉴创新

  三家公证处应对市场和环境的变化,研究新情况,不断地进行业务创新,给公证带来活力。为了创新,吉林市江城公证处还去北京、深圳、成都、南京等地学习,每家公证处学习一个星期,积累了大量的资料,借鉴各地的做法和经验,回吉林市后根据本地的实际情况进行改良创新。公证处的创新精神可以保障其在法律服务市场上处于不败之地。

  三、考察学习对我市公证工作启发

  通过深入广泛地交流,三家公证处在公证文化建设、制度建设、内部管理、公证理论创新、新型业务研究的经验与做法给予我们很大启发。近年来,我市在推动公证工作规范化、强化理论研究方面取得明显成效,但与兄弟市相比,我们仍有发展空间,我市公证行业应通过学习、借鉴先进做法,推动各项工作更上一层楼。

  (一)环境决定风格

  就南京公证环境情况而言,南京的历史沿革上曾存着合作制的第三公证处。原第三公证处的趋利性强,公证的价值被抛弃,利益是唯一的指标,以价格战抢占公证法律服务市场是基本战略,带来了大量的证后纠纷,公证公信力岌岌可危。这带来的后果是部分公证种类市场的消失,如金融公证等。而且原第三公证处的一些办证思想外流到个别区县公证处,对他们的办证方式、模式产生深刻的不利影响。

  目前我市虽然没有合作制公证处,但全市的公证处大多属于自收自支的事业单位,收费压力普遍存在。如果再有不同体制的公证处存在,恶性竞争的后果是可想而知的。因此,我市的公证行业一方面应当根据南京的经济及省会城市特点发展业务,另一方面应当要提倡差异化竞争,要实行服务竞争,而不是低价竞争,通过增加公证价值的方式来获得市场。行业协会应当引导各公证处加强质量管理,在保证质量、没有证后纠纷的基础上,保障竞优。

  (二)强化协会管理

  在三级管理中,行业协会管理居中,具有巨大的优势,既可以避免行政管理的不便利,又可避免公证处管理的狭隘个体利益。因此,我们应当进一步加强行业协会管理,不断探索行业协会自律管理的模式和方法,强化管理力度,协调好各个公证处的利益,维护全行业的利益,引领行业发展。公证协会应当树立质量优先、实质公证、自立自律等理念,有效推动公证机构加强对公证员的办证管理,提升公证质量,树立公证为民形象,使南京公证向更好的方向发展。

  (三)不断完善“南京模式”

  我市公证体制改革起步早、措施实、行动快,早在2007年9月就完成了全市公证机构调整设置,后又根据国务院和省委省政府文件精神,将我市公证机构界定为公益二类事业单位,使得全市公证行业处于同一体制机制下运行。在同一体制后,又不断研究推进公证处综合目标绩效考核制度,联合市财政、人社部门出台绩效工资考核分配办法、激励约束机制和财务管理办法,并在全市全面实施并不断完善修订,属于“政策规范、制度到位、手续齐备”的完全“合法化”状态。同时,市属三家公证处自2014年起财务上实行企业化管理,走税制,脱离财政收支两条线管理,财务管理和运行上有充分的自主权,更加适合行业的发展;在人事管理上实行备案制,所需人员不需要实行事业单位统一集中招聘,可以自主招聘人员,使得公证处有了用人自主权,让所需人才进的来、留得住。目前,市属三个公证处的实际绩效分配水平均高于省内目前申办合作制公证处提出的绩效分配水平。各区管公证处也在逐步推广实施,全行业处于良性发展状态。我市公证行业的体制机制在全国处于领先地位,形成了事业体制下的“南京模式”。

  四、今后我市公证工作的思考

  通过学习调研,我市公证事业的发展应在以下方面有所作为:一是推进公证处的独立法人地位。我市区管公证处都已经转制为事业单位,但实质上有些公证处名不符实,个别公证处并没有实现财务、人事、绩效分配等独立的自主权,而由区司法局管理。公证体制改革的目的就是要放权,这些没有自主权的改革已经失去了改革应有的意义,改和没改一个样。因此出现了极个别区管公证处有些公证事项可办可不办的不愿办,不想办,业务拓展乏力等现象。因此要加大改革力度,简政放权,让公证处活起来,动起来,真正成为有独立自主权的法人主体。二是完善公证分配激励机制。建立健全科学有效的激励机制,是公证工作发展的巨大动力,可以从根本上激活公证工作,推动公证工作良性循环发展。公证机构要在确保公证质量的前提下,综合考虑办证数量、业务收费、执业纪律、社会效益等因素,以按劳分配、奖优罚劣为原则,进一步建立和完善旨在促进公证可持续发展的岗位责任分配机制,充分调动提高公证人员的积极性、主动性,从而更好地提升公证质量。三是不断开拓新的业务领域提高服务质量。《公证法》没有规定必须公证事项,公证业务证源需要不断开拓,要结合我市实际,利用建设江北国家级新区的机遇,各公证处要有专人负责对外协调、对内研究开辟拓展证源,改变坐等上门办证方法。同时,加强与房产、银行、公安、民政等相关部门的协调及网络连接,拓展互联网+公证的服务领域,做好相关工作。要以解决当事人的实际需求为出发点,以服务质量赢得信任和支持,才能不断拓展业务领域。四是完善内部各项管理制度,确保公证质量和公证处内部和谐团结。进一步建立健全业务、财务、档案、资产等一系列人、财、物管理制度,建立科学、合理的公证人员绩效和收入分配制度,规范公证程序,加大公证质量定期检查和监督力度,及时发现问题,及时整改,同时指导公证处正确处理内部矛盾,保持和谐发展的氛围。五是加大公证宣传力度,提高公证社会影响力。群策群力,想方设法地利用电视、电台、报纸、网站等媒体和多种形式开展对外宣传公证,以唤醒群众的公证意识,不断扩大公证在群众中的知晓率,提升公证行业服务经济社会发展的地位和形象。

  通过本次学习调研,考察组学到了外地公证工作与时俱进的思维理念,成功的改革经验,先进的管理模式和良好的行为规范,同时也看到了我市公证事业发展的潜力和希望。我们将在今后的公证工作中进行消化吸收,举一反三,以推动我市公证事业发展。

  

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