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律师事务所行政内勤工作指引(征求意见稿)
[发布日期: 2013-08-26 ]  本文已被浏览过此处显示稿件总访问量

 

 

各律师事务所:

 

根据《律师事务所管理办法》、《司法部、国家档案局关于印发<律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法>的通知》[司律通字(1991)153号]等有关规定,为加强律师事务所的内部管理,规范律师事务所行政主管及内勤人员(以下统称内勤)的工作职责,现制订律师事务所内勤人员工作指引(征求意见稿)。

 

一、事务所内勤是由律师事务所聘用的专职的辅助人员

 

二、律师事务所内勤工作由律师事务所主任负责安排。

 

三、律师事务所内勤人员工作职责。

 

1负责事务所的日常接待、信件收发、内部整洁工作;

 

2 协助事务所主任管理日常事务性工作。

 

1)协助事务所主任对本所人事进行管理;

 

2)协助事务所主任对本所所收结案件、公文签发、印章使用进行登记,卷宗归档、投诉处理等事务性工作进行管理;

 

3)协助事务所主任对事务所各项规章制度及合伙人会议决议的执行情况进行监督;

 

4)负责办理事务所合伙人会议决议及主任交办的其他事务;

 

5负责办理事务所与主管部门的行政性事务;

 

6)负责管理事务所办公设备的正常运作;

 

4、负责事务所业务卷宗的归档和对档案的保管工作。

 

1)制作电子数据库档案

 

a、律师业务收结案件数据库

 

b、出庭证目录数据库

 

c、介绍信目录数据库

 

d、发票目录数据库

 

e、图书资料目录数据库

 

f、固定资产目录数据库

 

2)制作书面档案

 

a、律师业务卷宗:诉讼卷、非诉讼卷、仲裁卷、法律顾问卷、法律援助卷

 

b、行政业务卷宗:事务所内部资料卷、事务所年度业务合同汇编、法律意见书汇编、事务所年终资料汇编、文件资料汇编

 

5 负责协助事务所主任安排各类会议前的准备工作及会后的整理工作。

 

6 负责统计各类数据及填报工作。

 

7 负责律师事务所公示栏及网站信息及时更新的工作。

 

8 负责律师事务所台帐登记管理,建立“五本一册”(即合伙人会议记录本、收、结案登记本、公章管理登记本、出庭函出具登记本、业务学习登记本、固定资产登记册)。

 

9、负责律师事务所受理的重大敏感性案件有关材料的上报工作,及时向律协报送律师事务所工作信息、工作建议及工作经验。

 

10、必须严格遵守行业性的保密工作。

 

四、内勤日常工作指引

 

(一)专职律师申请材料

 

专职律师申请材料应当按《执业登记表》、证书、证明、实习经历、聘用合同、承诺书的顺序排列,材料一式两份,分开装订(需要原件的集中在一份材料中),具体排列顺序为:

 

1、《律师执业登记表》2份,贴足照片,另附1张两寸蓝底照片用来办证;

 

2、司法考试资格证书复印件2份(副本第2345页)

 

3、身份证复印件2份;

 

4、学历证书复印件2份(含毕业证、学位证书)

 

5、无业证明及人事档案存放证明2份(1份原件,1份复印件);

 

6、社保交纳证明2份(1份原件,1份复印件);

 

7、未受过刑事处罚证明2份(1份原件,1份复印件);

 

8、品行良好证明2份;

 

9、实习律师证原件上交,另附复印件1份;

 

10、实习人员登记表2份;

 

11、聘用合同2份;

 

12、承诺书2份。

 

另:超过60周岁者须提交县级以上医院出具的体检表两份;

 

注:上述12356711须提交电子扫描图片(JPG格式,每张图片小于2M,市属所的提交给市局律管处,区属所的提交给区局法法律服务科)

 

(二)兼职律师申请材料

 

兼职律师申请材料应当按《执业登记本》、证书、证明、实习经历、聘用合同、承诺书的顺序排列,材料一式两份,分开装订(需要原件的集中在一份材料中),具体排列顺序为:

 

1、《律师执业登记表》2份,贴足照片,另附1张两寸蓝底照片用来办证;

 

2、司法考试资格证书复印件2份(副本第2345页)

 

3、身份证复印件2份;

 

4、学历证书复印件2份(含毕业证、学位证书)

 

5、职称证书复印件或职称文件复印件2份;

 

6、教师证复印件2份;

 

7、未受过刑事处罚证明2份(1份原件,1份复印件);

 

8、院校出具的品行良好证明2份;

 

9、院校出具的从事教研工作证明2份(任课表等证明材料)

 

10、院校出具的同意从事兼职证明2份;

 

11、实习律师证原件上交,另附复印件1份;

 

12、实习人员登记表2份;

 

13、聘用合同2份;

 

14、院校校方领导、教研室领导及有关同事提供的品行良好调查笔录一式两份(不少于5人)

 

15、承诺书2份。

 

另:超过60周岁者须提交县级以上医院出具的体检表两份;

 

注:上述123567101314须提交电子扫描图片(JPG格式,每张图片小于2M,市属所的提交给市局律管处,区属所的提交给区局法法律服务科)

 

(三)律师事务所变更事项

 

申请材料应当按律师事务所章程、协议变更申请表,变更后的章程、协议,具体变更事项申请表(以合伙人变更为例),合伙人会议决议等顺序排列,具体排列顺序为:

 

1、律师事务所章程、协议变更申请表,2份;

 

2、变更后的章程、协议,2份;

 

3、合伙人加入(退出)变更申请表,2份;

 

4、合伙人会议决议;2份,至少1份原件;

 

5、原所出具的三清证明(财务、案件、卷宗),2份;

 

(四)律师事务所业务归档卷宗整理

 

1、事务所内部资料卷

 

1)事务所开办设立、章程、协议(含变更前后的);

 

2)律师事务所有关规章制度(含修改前后的);

 

3)律师事务所重大事项变更有关资料(含负责人变更、合伙人变更、地址变更等)。

 

4)合伙人年度会议记录及合伙人会议决议

 

a、应当记入合伙人会议记录的事项:

 

律师事务所重大事项变更的会议记录(如负责人变更、合伙人变更、地址变更、章程、协议变更等)

 

律师事务所年检工作安排研究记录;

 

律师事务所对所属律师年检评档定级结果;

 

行政机关、律师协会安排的重大活动安排部署记录;

 

对本所及所属律师受到表彰或处分的研究结果;

 

其它应当记入合伙人会议记录本的内容;

 

b、可以记入合伙人会议记录的事项:

 

涉及所里重大经费开支项目的研究,如开展活动、进行奖励等;

 

重大敏感性案件、重大违纪处理通报学习情况;

 

其它可以记入合伙人记录的事项

 

c、不必记入合伙人会议记录的事项:

 

一般事务性研究;

 

业务学习活动;

 

第(a)、(b)项内容如果需要留档备查,可使用其它记录本或打印记录由合伙人签字保存。

 

2、行政业务资料卷

 

1)律师年度业务合同汇编资料(聘请法律顾问合同,按签约时间排序;委托代理合同、委托协议,按分类、案号以次排序)

 

2)事务所年度签发的法律意见书汇编资料

 

3)事务所年终业务、财务结算汇编资料

 

4)事务所年度财务资料汇编

 

5)事务所年检、律师注册资料汇编(含事务所社保、物价、代码证书、审计年审)

 

6)事务所年度文件资料汇编

 

3、律师业务卷(摘录于《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》)

 

 律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列,具体顺序为: 

 

1)刑事卷

 

A、侦查阶段

 

律师事务所(法律顾问处)批办单; 

 

为犯罪嫌疑人提供法律帮助的委托协议

 

收费凭证; 

 

委托书或指定书; 

 

委托人身份证明

 

律师事务所函或存根(复印件)

 

侦查机关的法律文书(或复印件)

 

律师会见在押犯罪嫌疑人的函(或涉及国家秘密案件的会见申请书或存根复印件)

 

侦查机关会见通知书

 

律师会见笔录(多次会见的,按每次的时间先后顺序排列)

 

律师调查材料; 

 

律师阅卷笔录和工作记录;

 

与本案有关的其他材料

 

侦查阶段的律师意见书

 

起诉意见书

 

办案小结

 

办案日志(办案日程)

 

卷内备考表

 

B、审查起诉阶段

 

 律师事务所(法律顾问处)批办单; 

 

委托协议

 

收费凭证; 

 

委托书或指定书; 

 

委托人身份证明

 

律师事务所函或存根(复印件)

 

侦查机关的起诉意见书及审查起诉机关移交的其他材料

 

律师会见在押犯罪嫌疑人、被告人专用介绍信或存根(复印件)

 

审查起诉机关会见通知书

 

律师会见笔录(多次会见的,按每次的时间先后顺序排列)

 

律师阅卷笔录和工作记录;

 

与本案有关的其他材料

 

审查起诉阶段的律师意见

 

起诉书

 

办案小结

 

办案日志(办案日程)

 

卷内备考表

 

C、审判阶段

 

 律师事务所(法律顾问处)批办单; 

 

委托协议

 

收费凭证; 

 

委托书或指定书; 

 

委托人身份证明

 

律师事务所函或存根(复印件)

 

公诉机关的起诉书及证据材料

 

律师会见在押犯罪嫌疑人、被告人专用介绍信或存根(复印件)

 

审判机关会见通知书

 

律师会见笔录(多次会见的,按每次的时间先后顺序排列)

 

律师阅卷笔录和工作记录;

 

案件讨论登记表

 

与本案有关的其他材料

 

庭审笔录

 

辩护词

 

刑事判决书

 

办案小结

 

办案日志(办案日程)

 

卷内备考表

 

2 民事代理卷 

 

1.律师事务所(法律顾问处)批办单;

 

 2、委托代理合同

 

3.收费凭证; 

 

4.委托书(或授权委托书、法定代表人身份证明及营业执照复印件); 

 

5、审判机关的受理案件通知书(应诉通知书、举证通知书) 

 

6.起诉书、上诉书及所附证据材料

 

7、答辩书及所附证据材料

 

8、财产保全程序(如系诉前财产保全的,相关资料应列第5项前)

 

9.调查材料(证人证言、书证); 

 

10.阅卷笔录和工作记录 

 

   11、重大、疑难案件的集体讨论记录表

 

12.与本案有关的其他材料

 

12.出庭通知书; 

 

13.庭审笔录; 

 

14、代理意词 

 

15.判决书、裁定书、调解书、上诉书; 

 

16.办案小结。

 

 17、办案日志(办案日程)

 

18、卷内备考表

 

3 法律顾问卷 

 

1 聘请法律顾问协议;

 

2、收费凭证 

 

3.聘请方身份证明材料( 聘方的申请书、聘书或续聘书) 

 

4 办理各类法律事务(如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等分类按时间排序)的记录和有关材料; 

 

5 工作小结 

 

 6、工作日志

 

7、卷内备考表

 

4 其他非诉讼法律事务 

 

1、非诉讼委托代理合同

 

2、收费凭证

 

3 委托书

 

4、委托人身份证明材料 

 

5 与委托人谈话笔录; 

 

6 委托人提供的需办理法律事务的材料

 

7.律师 调查材料; 

 

8、律师阅卷笔录和工作记录

 

9、与本案有关的其他材料

 

10 律师出具的法律意见,或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等; 

 

11、办结具体法律事务的谈话笔录

 

12.办案小结。

 

13、办案日志(办案日程)

 

14、卷内备考表

 

5)以下卷的装订顺序参照执行

 

行政诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列。 

 

咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列。 

 

涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列。 

 

终止委托的业务,承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档,承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中,排在全部文书材料之后。 

 

律师业务卷宗归档一般要求

 

1、律师业务卷宗内页一律使用阿拉伯数字逐页编号,两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角,背面在左上角(无字页不编号),卷内重复的材料只留取一份。 

 

 2、律师业务材料的整理。对破损的材料要修补(仅指原件)或复制,对字迹难以辩认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为A4纸,窄于或小于卷面的材料,要用A4纸加衬底;大于卷面的材料,要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放,邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。 (注:热敏传真纸应当接收后立即复印以便保存和进入档案)

 

有关卷内文书材料的说明材料,应逐项填写在备考表内。

 

3、根据《律师业务档案管理办法》的规定,律师业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。

 

4 律师业务卷宗封面立卷人用钢笔或毛笔逐而填写案卷封面;填写卷内目录,内容要整齐,字迹要工整。

 

 收案日期以签署委托代理合同日期(或委托协议、人民法院指定日期)为准;结案日期以承办律师制作的办案小结日期为准;归档日期以交接卷宗日期为准。法律顾问卷以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准;其他非诉讼法律事务,以委托事项办结后律师制作的办案小结日期为准。

 

5、案卷装订一律使用棉线绳,三孔钉牢。在封底线绳活结处需贴上律师事务所(法律顾问处)封签,并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。 

 

档案管理人员接收档案时应进行严各审查,凡不符合立卷规定求的,一律退回立卷人重新整理,全部合格后,办理移交手续。

 

6、律师因业务需要借阅已归档卷宗,必须办理档案文件借阅登记手续,方可借阅;非本所人员借阅卷宗,必须经事务所主任批准后,方可借阅。

 

 

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